Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels

1. Qui sommes-nous

ADUX Stratégies inc. (« ADUX ») est une équipe multidisciplinaire indépendante spécialisée en publicité numérique et en expérience client, établie à Scott (Québec). La présente politique, qui consolide et remplace nos anciennes politiques de confidentialité et de protection des renseignements personnels, décrit comment nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons vos renseignements personnels, que vous soyez visiteur de notre site, prospect ou client, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (incluant les modifications apportées par la Loi 25). Elle présente également, en termes simples et clairs, les éléments clés de nos politiques et pratiques de gouvernance des renseignements personnels, tel que l'exige l'article 3.2 de cette loi.

2. Renseignements que nous recueillons

Renseignements que vous nous fournissez. Lorsque vous remplissez un formulaire de contact ou de soumission sur ce site, nous recueillons : le nom de votre entreprise, votre nom, votre numéro de téléphone et votre adresse courriel, ainsi que le service pour lequel vous demandez une soumission.

Renseignements recueillis automatiquement (témoins). Avec votre consentement uniquement, nous utilisons des témoins (cookies) de mesure d'audience et de marketing par l'entremise de Google Tag Manager et de ses balises associées (ex. Google Analytics, suivi publicitaire Google). Ces outils peuvent recueillir des données telles que les pages visitées, la durée de visite, le type d'appareil et des identifiants de navigation. Aucun témoin non essentiel n'est activé avant votre consentement explicite.

Renseignements traités dans le cadre de nos mandats. Lorsque nous gérons vos comptes publicitaires, vos outils d'avis clients (Feedbaak), votre réceptionniste virtuelle (ADEL) ou vos formations, nous pouvons avoir accès à des renseignements personnels appartenant à votre entreprise (coordonnées de vos clients, enregistrements ou transcriptions d'appels, avis, données de conversion). Nous agissons alors comme prestataire de services : ces renseignements demeurent les vôtres, ne sont utilisés que pour l'exécution du mandat et sont protégés avec la même rigueur.

3. Finalités d'utilisation

• Répondre à vos demandes de soumission et vous recontacter;
• Gérer notre relation d'affaires (suivi des demandes dans notre CRM);
• Mesurer l'audience de notre site et améliorer son contenu (si consenti);
• Mesurer et optimiser l'efficacité de nos campagnes publicitaires (si consenti).

Nous n'utilisons pas vos coordonnées pour vous abonner à une infolettre sans votre accord, et nous ne vendons jamais vos renseignements personnels.

4. Consentement et retrait

Au premier chargement du site, un bandeau vous permet d'accepter ou de refuser les témoins non essentiels. Votre choix est conservé sur votre appareil. Vous pouvez le modifier en tout temps en cliquant sur « Gérer les témoins (cookies) » au bas de chaque page, ou en effaçant les données de navigation de votre navigateur.

5. Communication à des tiers

Vos renseignements peuvent être traités par les fournisseurs de services suivants, uniquement dans la mesure nécessaire aux finalités décrites ci-dessus :

• Formspree (acheminement des formulaires), fournisseur établi aux États-Unis;
• Odoo (gestion de la relation client, CRM);
• Google (Tag Manager, Analytics et services publicitaires, si consentis).

Certains de ces fournisseurs sont situés à l'extérieur du Québec, notamment aux États-Unis. Vos renseignements peuvent donc être communiqués hors du Québec, où ils bénéficient d'une protection contractuelle et technique appropriée. Toute communication de renseignements personnels hors du Québec fait l'objet d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP), conformément à la Loi 25.

6. Conservation, destruction et sécurité

Nous appliquons des règles de conservation et de destruction des renseignements personnels : chaque catégorie de renseignements est conservée uniquement le temps nécessaire aux finalités pour lesquelles elle a été recueillie ou pour satisfaire à nos obligations légales (notamment fiscales et contractuelles). Une fois ces fins accomplies, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés selon les meilleures pratiques. Nos mesures de sécurité comprennent des moyens techniques (accès protégés par authentification, fournisseurs certifiés), organisationnels (accès limité aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions) et contractuels (engagements de confidentialité).

7. Gouvernance interne : rôles et responsabilités

La protection des renseignements personnels est encadrée tout au long de leur cycle de vie, collecte, utilisation, communication, conservation et destruction :

• Le responsable de la protection des renseignements personnels (section 11) établit les politiques et pratiques de gouvernance, traite les demandes d'accès et les plaintes, supervise les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et gère les incidents de confidentialité;
• Les membres de l'équipe et collaborateurs n'accèdent qu'aux renseignements nécessaires à leurs fonctions, sont sensibilisés à la protection des renseignements personnels et sont liés par des engagements de confidentialité;
• Les fournisseurs et sous-traitants ne reçoivent que les renseignements requis à l'exécution de leur mandat, encadrés par des ententes appropriées.

8. Vos droits

Conformément à la loi, vous pouvez en tout temps : demander l'accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, en demander la rectification, retirer votre consentement à leur utilisation ou communication, et demander la cessation de leur diffusion. Pour exercer ces droits, contactez notre responsable de la protection des renseignements personnels (section 11). Nous répondrons dans un délai de 30 jours.

9. Traitement des plaintes

Toute personne peut formuler une plainte concernant nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels en écrivant à notre responsable (section 11), en décrivant la situation et les renseignements concernés. La plainte est examinée avec diligence : nous accusons réception, l'évaluons de façon impartiale et transmettons une réponse écrite dans les 30 jours suivant la réception de tous les renseignements nécessaires à son traitement. Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec.

10. Incident de confidentialité

Advenant un incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous aviserons la Commission d'accès à l'information du Québec ainsi que les personnes concernées, conformément à la loi, et prendrons les mesures raisonnables pour diminuer les risques.

11. Responsable de la protection des renseignements personnels

Le responsable de la protection des renseignements personnels d'ADUX Stratégies inc. est :

• François Lebel, Président
• Par courriel : admin@aduxstrategies.com
• Par téléphone : 1 888 461-2389
• Par la poste : ADUX Stratégies inc., 246 route du Président-Kennedy, Scott (Québec) G0S 3G0

12. Modifications

Nous pouvons mettre à jour la présente politique pour refléter l'évolution de nos pratiques ou de la loi. La date de dernière mise à jour figure en haut de page. En cas de changement important, un avis sera affiché sur le site.